De gemeenteraad van Rotterdam in vergadering bijeen op 28 maart 2019 ter bespreking van het rapport van de Rekenkamer Rotterdam ‘Voor het blok gezet; onderzoek naar erfpachtmaatregel Schiekadeblok’,

Constaterende dat:

• Door het lekken van oud-wethouder Visser en raadslid Christine Eskes er een uiterst bizarre discussie rond definities is ontstaan
  • Het begrip ‘geheim’, ‘vertrouwelijk’, ‘openbaar’ wordt hertaald
  • Het begrip ‘lekken’ krijgt een relatie met de inhoud en niet met de rollen/posities van functionarissen
  • Privé-archieven van voormalige ambtenaren (Carl Berg) ineens in het vocabulaire van een overheid is opgenomen
• Er een onafhankelijk feitenonderzoek over de gedeelde informatie ‘Schiekadeblok’ in opdracht van het college van B&W uitgevoerd door Strated Consulting moest plaatsvinden
• In dit onafhankelijk onderzoek PDF/PowerPointpresentatie, authenticiteit, status, vermeend of niet vermeend geheim/vertrouwelijk, schadelijkheid en dergelijke begrippen zijn die aan de orde gesteld moeten worden
• Er in de administratie van het college van B&W ineens begrippen als werkdocumenten, PowerPointpresentaties en college-agendaposten ontstaan
• Het college weigert eerst om de PowerPointpresentatie aan de raad te verstrekken en pas na dreiging met een WOB-verzoek van de oppositie de informatie wel openbaar kan worden
• De rekenkamer in haar onderzoek ‘Schiekadeblok’ naar de ‘Hoe heeft dit allemaal zo kunnen gebeuren?’ niet alle informatie van de gemeente heeft ontvangen

Overwegende dat:

• In een bestuurlijke organisatie zoals een college van B&W en haar ambtelijk apparaat de Rotterdammers en de raad er toch van uit moet kunnen gaan dat informatie volgens een administratiemethode geborgd is
• (Voormalige) ambtenaren toch geen privé-archieven van overheidsstukken er op na kunnen houden
• Indien een onafhankelijk orgaan als de rekenkamer naar informatie vraagt ten behoeve van een onderzoek dit orgaan ook echt alle benodigde informatie ontvangt
• Begrippen ‘geheim’, ‘vertrouwelijk’ en ‘openbaar’ toch op zijn minst juridisch geborgd dienen te zijn
• In een overheidsinstantie het bestuur haar administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) van alle collegedocumenten of deze nu geheim/vertrouwelijk zijn of niet op orde hoort te hebben

Draagt het college op:

• Haar hele administratie en informatiestroom te borgen op
  • Controleerbaarheid
  • Verifieerbaarheid
  • Rechtszekerheid
  • Transparantie
• Hiervoor een administratieve organisatie en interne controle op te zetten
• Deze AO/IC frequent door een daarvoor gespecialiseerd extern bureau te laten toetsen

En gaat over tot de orde van de dag